Ochrona danych osobowych

Kancelaria pomaga przedsiębiorcom wdrożyć i utrzymać zgodność z RODO w sposób dopasowany do skali działalności. Przeprowadzamy audyty, przygotowujemy dokumentację i umowy, doradzamy przy naruszeniach ochrony danych i reprezentujemy firmy przed Prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Co obejmuje wsparcie w zakresie RODO

• audyt zgodności: sprawdzamy, jakie dane przetwarza firma, na jakiej podstawie i jak je chroni,
• rejestr czynności przetwarzania oraz rejestr kategorii czynności,
• klauzule informacyjne dla klientów, kontrahentów, pracowników i kandydatów do pracy,
• umowy powierzenia przetwarzania danych z dostawcami usług (IT, księgowość, kadry, hosting, marketing),
• polityka ochrony danych, procedury i upoważnienia do przetwarzania danych,
• ocena skutków dla ochrony danych (DPIA) przy przetwarzaniu wysokiego ryzyka,
• zasady monitoringu wizyjnego i monitoringu poczty elektronicznej pracowników,
• dokumentacja dla stron internetowych: polityka prywatności, cookies, formularze,
• wsparcie Inspektora Ochrony Danych lub pełnienie funkcji doradczej wobec IOD.

Dokumentacja dopasowana do firmy

RODO nie wymaga segregatora pełnego wzorów. Wymaga, aby firma wiedziała, jakie dane przetwarza, i potrafiła wykazać, że robi to zgodnie z prawem. Dlatego zaczynamy od rozmowy i przeglądu procesów, a dokumentację przygotowujemy pod rzeczywiste działania firmy. Inaczej wygląda ona w biurze rachunkowym, inaczej w zakładzie produkcyjnym, a jeszcze inaczej w firmie z dużą bazą klientów indywidualnych.

Naruszenie ochrony danych

Wysłanie maila do niewłaściwego adresata, zgubiony laptop, atak ransomware to naruszenia ochrony danych. Administrator ma 72 godziny od ich stwierdzenia na zgłoszenie do Prezesa UODO, chyba że naruszenie nie powoduje ryzyka dla osób, których dane dotyczą. Pomagamy szybko ocenić ryzyko, przygotować zgłoszenie i zawiadomienie osób, a także udokumentować zdarzenie w wewnętrznym rejestrze naruszeń.

Kontrole i postępowania przed PUODO

Reprezentujemy przedsiębiorców w postępowaniach i kontrolach prowadzonych przez Prezesa UODO, przygotowujemy wyjaśnienia i odpowiedzi na skargi osób, których dane dotyczą. W razie niekorzystnej decyzji wnosimy skargę do wojewódzkiego sądu administracyjnego.

RODO w stałej obsłudze

Przepisy i orzecznictwo się zmieniają, a firma zawiera nowe umowy i wdraża nowe narzędzia. W ramach stałej obsługi prawnej przedsiębiorców opiniujemy na bieżąco umowy z dostawcami, nowe systemy i działania marketingowe pod kątem ochrony danych. Kwestie danych pracowników łączymy z doradztwem z zakresu prawa pracy.

Najczęstsze pytania

Czy moja firma musi powołać Inspektora Ochrony Danych?

Obowiązek dotyczy m.in. podmiotów publicznych oraz firm, których główna działalność polega na regularnym i systematycznym monitorowaniu osób na dużą skalę lub przetwarzaniu na dużą skalę danych szczególnych kategorii, np. o zdrowiu. Większość małych i średnich firm nie musi powoływać IOD, ale może to zrobić dobrowolnie.

Kiedy potrzebna jest umowa powierzenia przetwarzania danych?

Gdy inna firma przetwarza dane osobowe w Twoim imieniu, np. biuro rachunkowe, firma kadrowa, dostawca systemu CRM lub hostingu. Umowa musi zawierać elementy wymagane przez art. 28 RODO.

Jakie kary grożą za naruszenie RODO?

Prezes UODO może nałożyć administracyjną karę pieniężną do 20 mln euro lub 4% rocznego światowego obrotu. W praktyce wysokość kary zależy od wagi naruszenia, winy i współpracy z organem. Osoby, których dane dotyczą, mogą ponadto dochodzić odszkodowania.

Czy mogę monitorować pracowników kamerami?

Tak, ale tylko w celach wskazanych w Kodeksie pracy, np. zapewnienie bezpieczeństwa pracowników lub ochrona mienia. Monitoring trzeba wprowadzić w regulaminie pracy lub obwieszczeniu, poinformować o nim pracowników z odpowiednim wyprzedzeniem i oznakować monitorowane pomieszczenia.

Ile trwa wdrożenie RODO w firmie?

W małej firmie audyt i podstawowa dokumentacja zajmują zwykle od kilku dni do kilku tygodni. Czas zależy od liczby procesów, systemów i dostawców, którym powierzono dane.